Stammdatenblatt FAQ
Hier finden Sie unsere Hinweise zum Ausfüllen des Stammdatenblattes. Diese Seite ist für Mobilgeräte optimiert, um Sie beim Ausfüllen des Stammdatenblattes vor Ort zu unterstützen. Falls Ihre Fragen hier nicht ausreichend beantwortet werden sollten, informieren Sie uns bitte, wir ergänzen fehlende Informationen kurzfristig. Vielen Dank.
1. Name und Vorname
Bitte ausschließlich den in Ihrem Personalausweis oder Ihrem Reisepass eingetragenen Namen und Vornamen angeben.
2. Geburtsname
Der Geburtsname ist der Familienname, der mit der Geburt erworben wurde. Sie brauchen das Feld nur ausfüllen, falls Ihr Geburtsname durch Heirat o. Ä. von Ihrem Namen abweichend ist.
3. Künstlername
Bitte geben Sie nur dann Ihren Künstlernamen an, wenn dieser in Ihrem Personalausweis eingetragen ist.
4. Geburtsdatum
Bitte geben Sie Ihr vollständiges Geburtsdatum an.
5. Geburtsort und Geburtsland
Bitte geben Sie Ihren Geburtsort und das Geburtsland an.
6. Familienstand
Verlobt oder Single sind keine Familienstände. Hier nur folgend genannte Familienstände verwenden: ledig (= noch nie verheiratet oder verpartnert gewesen), verheiratet, eingetragene Lebenspartnerschaft, getrennt lebend, geschieden, verwitwet.
7. Anschrift (Straße und Hausnummer, PLZ, Wohnort)
Ihre Angaben zum Wohnsitz müssen korrekt und vollständig sein. Bitte zur Straße immer auch die Hausnummer mit angeben. Sie bestätigen auf dem Stammdatenblatt, dass Sie am angegebenen Ort einen ständigen Wohnsitz haben und einen eigenen Hausstand unterhalten. Wenn die Daten nicht korrekt sind, wird es bei der Meldung und Abrechnung Ihrer Beschäftigung Widerspruch seitens der Sozialversicherungsträger geben.
8. Staatsangehörigkeit
Bitte geben Sie Ihre Staatsangehörigkeit an. Nicht-EU-Bürger*innen: Ihre Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis muss uns als Scan oder in Kopie vorliegen. Es ist nicht ausreichend, diese am Beschäftigungsort vorzuzeigen.
9. Telefon und E-Mail-Adresse
Bitte geben Sie eine Mobilfunknummer und eine gültige, aktuelle und idealerweise immer gleiche E-Mail-Adresse an. Dies ermöglicht eine komplikationsfreie und schnelle Abrechnung und Auszahlung Ihres Lohns im Falle von Nachfragen zu Ihrer Abrechnung.
10. Sozialversicherungsnummer
Ihre Sozialversicherungsnummer finden Sie auf Ihrem Sozialversicherungsausweis, auf offiziellen Schreiben Ihrer Krankenkasse, Schreiben der Deutschen Rentenversicherung oder kann bei Ihrer Krankenkasse telefonisch erfragt werden. Sie wird erstmalig bei Aufnahme einer Beschäftigung (auch Minijob) vergeben.
Die Sozialversicherungsnummer wird nach Maßgabe der folgenden Absätze gebildet: Bereichsnummer, Geburtsdatum, Anfangsbuchstabe des Geburtsnamens, Seriennummer und Prüfziffer. Beispiel für den Aufbau einer Sozialversicherungsnummer: 12 123456 A 123.
11. Krankenkasse
AOK, IKK oder BKK ist keine ausreichende Angabe zu Ihrer Krankenkasse. Mit diesen Bezeichnungen können wir Ihren Lohn nicht abrechnen! Voraussetzung für die Abrechnung ist die genaue und vollständige Bezeichnung Ihrer Krankenkasse. Diese ist in der Regel der Versichertenkarte zu entnehmen. Beispiele: AOK Nordost, AOK Bayern, IKK classic, IKK Südwest, BKK Linde, BKK ProVita, usw.
Falls Sie privat versichert sind, geben Sie hier bitte zusätzlich die Krankenkasse an, bei der Sie zuletzt gesetzlich versichert waren.
Die weiteren Angaben für privat/freiwillig Versicherte, benötigen wir um die Versicherungspflicht in der Kranken-/ Pflegeversicherung zu prüfen.
12. Elterneigenschaft
Beschäftigte, die kinderlos sind, zahlen einen Beitragszuschlag zur Pflegeversicherung. Der Zuschlag entfällt für Personen, die Ihre Elterneigenschaft z. B. durch Geburtsurkunde, Kindergeldbescheid/Kontoauszug o. Ä. nachweisen. Der Nachweis ist einmalig zu erbringen.
13. Versicherungspflichtgrenze
Übersteigt Ihr voraussichtliches regelmäßiges Jahresarbeitsentgelt im laufenden Kalenderjahr die Versicherungspflichtgrenze, sind Sie versicherungsfrei in der Krankenversicherung.
14. Steueridentifikationsnummer
Die Steuer-ID ist eine bundeseinheitliche und dauerhafte 11-stellige Identifikationsnummer von in Deutschland gemeldeten Bürgerinnen und Bürgern für Steuerzwecke. Sie wird für die Ermittlung der individuellen Lohnsteuermerkmale mittels ELStAM-Verfahren benötigt. Alle Bundesbürger*innen, auch Kinder, haben seit 2008 eine individuelle Steuer-ID. Sie können diese Ihrem Einkommenssteuerbescheid, Ihrer Lohnsteuerbescheinigung oder dem Informationsschreiben Ihres Finanzamts entnehmen. Sollten Sie Ihre steuerliche Identifikationsnummer verlegt, verloren oder vergessen haben, können Sie sich diese beim Bundeszentralamt für Steuern erneut mitteilen lassen.
15. ELStAM (E)
Bei der Abrechnung Ihres Lohns müssen wir zwischen Hauptbeschäftigung (Steuerklasse 1 – 5) und Nebenbeschäftigung (Steuerklasse 6) unterscheiden.
O Ja: Sie beziehen aktuell Einkommen, das nach Ihren individuellen Lohnsteuermerkmalen abgerechnet wird (Steuerklasse 1-5). Folge: Wir rechnen Ihren Lohn als Nebenbeschäftigung (Steuerklasse 6) ab.
O Nein: Sie beziehen aktuell kein Einkommen, das nach Ihren individuellen Lohnsteuermerkmalen abgerechnet wird. Folge: Wir rechnen Ihren Lohn als Hauptbeschäftigung (Steuerklasse 1 – 5) ab.
Was passiert, wenn Ihrerseits kein Kreuz gesetzt wurde?
adag Payroll Services GmbH wird Sie kontaktieren, um diese Frage zu klären. Erhalten wir Ihrerseits keine Antwort, werden wir Ihren Lohn als Nebenbeschäftigung über Steuerklasse 6 abrechnen.
Was passiert, wenn Ihrerseits ein falsches Kreuz gesetzt wurde?
Wenn Sie aktuell Einkommen beziehen, das nach Ihren individuellen Lohnsteuermerkmalen abgerechnet wird (z. B. Gehalt), und Sie geben uns an, dass wir Ihren Lohn als Hauptbeschäftigung abrechnen können, wird in der Folge das Einkommen aus Ihrer Hauptbeschäftigung (z. B. Gehalt) bei der nächsten Abrechnung über Lohnsteuerklasse 6 abgerechnet. Unsere Meldung Ihrer Tätigkeit als Hauptbeschäftigung hat nämlich zur Folge, dass Ihre eigentliche Hauptbeschäftigung als Nebenbeschäftigung eingestuft wird. Dies hat für Sie relevante Nachteile.
Bitte füllen Sie diesen Teil des Stammdatenblattes mit besonderer Sorgfalt und Aufmerksamkeit aus! Wenn wir Ihre Tätigkeit als Hauptbeschäftigung gemeldet haben, können wir die Einstufung Ihres aktuellen Haupteinkommens als Nebenbeschäftigung nicht korrigieren! Das kann nur Ihr Hauptarbeitgeber oder die Stelle von der Sie Ihr Haupteinkommen beziehen. Bitte beachten Sie, dass auch Minijobs häufig über Steuerklasse 1 abgerechnet werden. Bitte fragen Sie im Zweifelsfall bei Ihrer Lohnabrechnungsstelle nach.
16. Bankverbindung (IBAN und BIC)
Im Sinne einer zuverlässigen und schnellen Überweisung Ihres Lohns ist die IBAN immer vollständig anzugeben. Bei Überweisungen ins EU-Ausland ist immer auch die BIC anzugeben! Überweisungen auf Bankverbindungen außerhalb der EU können wir nicht vornehmen. Bitte beachten Sie auch, dass wir ständig wechselnde Bankverbindungen, insbesondere bei dicht aufeinander folgenden Einsatztagen, nicht immer berücksichtigen können, da die Daten immer vom aktuellsten Stammdatenblatt übernommen werden.
Aufbau der IBAN: Am Anfang der IBAN steht das Länderkennzeichen (z. B. Deutschland: DE). Es folgt eine zweistellige Prüfziffer, die den Zahlungsempfänger und Zahlenden gegen Übertragungsfehler bei der Eingabe der IBAN schützt. Bei der deutschen IBAN folgen die Bankleitzahl und die Kontonummer. Hat eine Kontonummer weniger als zehn Stellen, wird sie in der Regel linksbündig mit Nullen aufgefüllt.
17. Haupterwerbstätigkeit
Bildet die Tätigkeit als Sprecher*in den zeitlichen und wirtschaftlichen Schwerpunkt Ihrer Erwerbstätigkeit, werden Sie als unständig Beschäftigte*r (Personengruppe 118) abgerechnet. Falls dies nicht der Fall ist, werden Sie als sozialversicherungspflichtig Beschäftigte*r (Personengruppe 117) abgerechnet.
In beiden Fällen sind Sie sozialversicherungsrechtlich zwar abhängig beschäftigt, steuerrechtlich sind Sie jedoch selbständig und müssen die Einnahmen selbst versteuern.
Der Schwerpunkt Ihrer Erwerbstätigkeit ist bei jeder Beschäftigung erneut zu prüfen. Falls sich Änderungen zu vorherigen Abrechnungen ergeben haben, teilen Sie uns dies bitte mit.
18. Sozialversicherungsrechtlicher Status
Falls Sie nicht ausschließlich als Sprecher*in tätig sind, sondern auch ein anderer aufgeführter Status auf Sie zutrifft, kreuzen Sie diesen bitte entsprechend an.
Diese Angaben helfen uns bei der Beurteilung, welche Personengruppe und welcher Beitragsgruppenschlüssel bei der Abrechnung Ihrer Gagen zu verwenden ist.
19. Angaben zur Beschäftigung (Betreuer*in)
Bitte füllen Sie alle Felder zum Beschäftigungstag, zu Arbeits- und Pausenzeiten und zum Bruttolohn vollständig aus und bestätigen Sie die Eintragungen mit Ihrer Unterschrift. Beachten Sie hierbei bitte unbedingt die gesetzlichen Regelungen zum Mindestlohn, da wir sonst keine Abrechnung vornehmen können!
Mindestlohngesetz: Seit 1. Janaur 2024 beträgt die Höhe des gesetzlichen Mindestlohns 12,41 Euro brutto je Zeitstunde. Das Mindestlohngesetz schreibt unter anderem zwingend die Dokumentation des Arbeitsbeginns und der Dauer der Arbeit vor. Eine Bearbeitung der Stammdatenblätter kann nur dann erfolgen, wenn der Arbeitsbeginn, das Arbeitsende und die Dauer der Pause korrekt auf dem Stammdatenblatt angegeben wurden.
Beschäftigungstag: Es ist immer und zwingend der tatsächliche Beschäftigungstag anzugeben!
Arbeits- und Pausenzeiten: Es ist zwingend erforderlich, Arbeitszeiten und Pausen auf dem Stammdatenblatt vollständig zu erfassen.
Bruttolohn: Bitte schlüsseln Sie den Bruttolohn auf (Takes, Tagessatz, Zuschläge) und benennen Sie Zuschläge z. B. für Nacht- oder Feiertagsarbeit entsprechend. Für unständig Beschäftigte, siehe Haupterwerbstätigkeit (17.), weisen wir die Umsatzsteuer auf der Lohnabrechnung aus.
20. Unterschrift der/des Beschäftigten
Ohne Unterschrift der/des Beschäftigten kann keine Bearbeitung des Stamdatenblattes erfolgen! Das erklärt sich von selbst.